Blora (INFO MEDIA) – Depo arsip milik Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Blora hingga kini belum memenuhi Standar Nasional Indonesia (SNI).
Dua gedung arsip yang ada baru mampu menampung sekitar satu juta berkas, padahal standar minimal gedung kearsipan nasional harus berkapasitas 1,5–2 juta arsip.
Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Blora, Gartini, mengatakan saat ini terdapat dua ruang arsip dengan daya tampung total satu juta berkas. Dari jumlah tersebut, sekitar 600 ribu arsip sudah tersimpan.
“Standar minimal gedung kearsipan harus bisa menampung 1,5 hingga 2 juta arsip. Namun yang kita miliki baru mampu menampung satu juta arsip,” jelasnya.
Selain keterbatasan kapasitas, fasilitas keamanan gedung arsip juga dinilai belum memadai. Mulai dari sistem proteksi kebakaran yang terbatas, hingga belum adanya sistem keamanan berbasis CCTV.
“Sarana proteksi kebakaran seperti APAR, hydrant, dan smoke detector jumlahnya terbatas. CCTV maupun sistem keamanan lain juga belum tersedia,” ungkapnya.
Dari sisi lingkungan penyimpanan, gedung arsip juga belum sepenuhnya sesuai standar. Idealnya, suhu ruang penyimpanan arsip berkisar 18–22 derajat Celcius dengan kelembapan 45–60 persen.
Namun, salah satu gedung arsip belum dilengkapi pendingin ruangan (AC).
“Kalau rak arsip sudah cukup baik karena menggunakan bahan anti karat. Tapi untuk menjaga kestabilan suhu dan kelembapan, masih ada gedung yang belum dilengkapi AC,” tambah Gartini.
Ia juga menyebutkan, sesuai ketentuan, ruang kerja pengolahan arsip dan ruang layanan publik seharusnya terpisah, serta dilengkapi depo digital berupa server dan perangkat scanner beresolusi tinggi.
“Untuk sistem informasi kearsipan, kita sudah terhubung dengan pemerintah pusat melalui aplikasi Srikandi. Jadi pemeliharaannya mengikuti pusat,” jelasnya.
Meski demikian, Gartini memastikan kapasitas yang ada masih cukup memadai untuk beberapa tahun ke depan. Pasalnya, potensi penambahan arsip setiap tahun relatif kecil, yakni hanya sekitar 2.000–5.000 berkas.
“Meskipun belum memenuhi standar minimal, namun kapasitas gedung arsip masih bisa menampung banyak berkas lagi. Jadi waktunya masih cukup panjang,” pungkasnya.
